Fragen und Antworten zur Wissensdatenbank
Wie unterscheidet sich die koviko Wissensdatenbank von anderen Wissensmanagement-Systemen?
Die koviko Wissensdatenbank bietet einen modularen und ganzheitlichen Funktionsumfang – von der klassischen Wissensorganisation bis hin zu modernen Erweiterungen wie KI-Suche und -Generierung, Gamification, Business-Prozess-Integration, Podcasts, Blogs, Umfragen, Reporting etc. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Mitarbeitende: Inhalte sind leicht zugänglich, kontextbezogen und motivierend aufbereitet. Dank unseres All-in-One-Ansatzes erhältst du auf Wunsch alles aus einer Hand – Technik, Hosting, Wissensdatenbank, Redaktion, eLearning und Inhalte. Zahlreiche zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen bestätigen: koviko macht Wissen lebendig, vernetzt und wirksam.
Für welche Unternehmen ist die koviko Wissensdatenbank geeignet?
Für Unternehmen, die ihren Teams schnellen, verlässlichen Wissenszugriff ermöglichen möchten – etwa in Support, IT, Vertrieb, Produktmanagement, HR oder Außendienst.
Typische Einsatzfelder sind serviceintensive Abläufe, standortübergreifende Teams und wissensintensive Prozesse.
Eingesetzt wird koviko u.a. in:
Kundenservice, IT, Vertrieb, Produkt- und Projektteams, HR, Compliance, Gesundheitswesen, Bildung, Fertigung, Handel, Dienstleistungen, Telekommunikation, Energie, Verwaltung, Forschung, Marketing, Bau, Logistik, Landwirtschaft sowie Medien und Content-Produktion.
Wie lange dauert die Einführung der Wissensdatenbank?
Die Einführung dauert in der Regel nur wenige Wochen. Der genaue Umfang hängt davon ab, welche Funktionen und Inhalte umgesetzt werden sollen. Wir empfehlen, den Prozess in zwei Phasen zu unterteilen:
- Technische Bereitstellung – Installation, Zugänge und Systemeinstellungen
- Einrichtung & Inhalte – Struktur, Designs, Seiten und erste Wissensmodule
Unser Team unterstützt dich bei der Einführung – von der technischen Umsetzung bis zur inhaltlichen Gestaltung.
Welche Kosten entstehen bei der Einführung der Wissensdatenbank?
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer und starten bei nur 1 € pro Mitarbeiter und Monat. Probiere gerne unseren Kostenrechner aus, um direkt die genauen Preise für dein Team zu ermitteln – einfach, transparent und ohne versteckte Gebühren.
Wie lässt sich die Wissensdatenbank in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?
Du kannst die Wissensdatenbank entweder direkt auf deinem eigenen Server (On-Premises) betreiben, oder, falls du keine eigene IT-Infrastruktur hast, einfach als SaaS-Lösung bei koviko nutzen. Unsere Server sind ISO-27001-zertifiziert, sodass deine Daten sicher und geschützt sind.
Was sind die Anforderungen hinsichtlich Benutzerrechte, Zugriffskontrolle und Datenschutz, insbesondere für vertrauliche HR-Inhalte?
Wir setzen ein umfassendes Matrix-Konzept für Berechtigungen ein. Das bedeutet: Rollen bestimmen genau, was du machen darfst, und Gruppen definieren, auf welche Inhalte diese Rollen angewendet werden. So kannst du Lese- und Schreibzugriffe ganz gezielt steuern. Die Gruppen bilden dabei die Unternehmensstruktur ab und lassen sich per SCIM, Active Directory oder Azure an dein bestehendes IT-Berechtigungsmodell anbinden. So sind besonders sensible HR-Inhalte bestens geschützt und nur für die richtigen Personen zugänglich.
Wie gelingt die laufende Pflege, Qualitätssicherung der Inhalte und wer übernimmt Redaktion?
Die laufende Pflege kannst du entweder hausintern mit deinem Redaktionsteam übernehmen oder mit Unterstützung von koviko. Unsere KI hilft dir dabei, Inhalte automatisch zu generieren, bei Feedback mitzudenken und den Redaktionsprozess zu unterstützen. Mit Funktionen wie Redaktions-Workflows, Wiedervorlagen, Feedback, Likes und Kommentaren bleibt die Wissensdatenbank immer aktuell und qualitativ hochwertig. So behältst du die Kontrolle und sorgst dafür, dass alle Inhalte für deine Mitarbeitenden präzise und relevant bleiben.
Welche Reporting-, Evaluations- und Analysefunktionen bietet die Wissensdatenbank?
Unser System bietet ein dreistufiges Reporting-Modell:
- Auf dieser Stufe bekommst du Basis-Analysen wie Trendübersichten zur Systemnutzung und zu Suchanfragen.
- Die Stufe enthält ein Reporting-Modul für tiefere Einsichten, etwa zu News- und Seitenbesuchen oder der Aktivität von Nutzergruppen.
- Für eine tiefe, umfassende Analyse kannst du die dritte Stufe mit Matomo nutzen, die viele erweiterte Optionen bietet, darunter Exporte, Filter und anschauliche Diagramme.
Welche Anforderungen müssen an die Datenmigration aus bestehenden Systemen erfüllt werden (Dateiformate, Metadaten, Versionskontrolle)?
uns – gemeinsam finden wir die beste Lösung, um deine Daten unkompliziert und sicher zu übertragen. So stellen wir sicher, dass Formate, Metadaten und Versionskontrollen optimal berücksichtigt werden.
Wie unterstützt die Suchfunktion neben Volltextsuchen moderne Verfahren wie KI-gestützte Suchen?
Die Wissensdatenbank nutzt eine integrierte Volltextsuche basierend auf Elasticsearch, die du optional um eine KI-gestützte Suche erweitern kannst. Diese KI-Suche versteht natürliche Sprache, beantwortet deine Fragen direkt anhand des hinterlegten Wissens und verweist zudem auf die passenden Quellen. So findest du nicht nur relevante Dokumente, sondern erhältst auch präzise Antworten auf deine Anliegen – einfach, schnell und smart.
Wie werden Backup, Redundanz und Ausfallsicherheit gewährleistet?
Unsere Systeme sichern alle Daten regelmäßig automatisiert und georedundant, das heißt an mehreren Standorten. Sie sind mit redundanten Komponenten ausgestattet, sodass bei einem Ausfall sofort Ersatz zur Verfügung steht. Durch ein ständiges Monitoring erkennen wir Probleme frühzeitig und können reagieren, bevor es zu Ausfällen kommt. Wenn du die Lösung selbst hostest, unterstützen wir dich gern bei der Einrichtung der passenden Backup- und Redundanzmaßnahmen auf deinen Systemen.
